Этапы оказания услуги

Этап 1. Проводим аудит техукрепленности объекта

Аудит технической укреплённости объекта охраны — это комплексная проверка, направленная на оценку текущего состояния безопасности и выявление уязвимых мест. В рамках такого аудита анализируются как инженерные, так и технические средства защиты объекта.

Аудит технической укреплённости объекта охраны необходим для:

Объективной оценки степени защищённости объекта от различных угроз (возможности проникновения посторонних на объект, взлома помещений, противодействия террористическим атакам, пожарам и иным ЧП и ЧС)
Выявления слабых мест в инженерных конструкциях, технических системах и организационных мерах;
Определения степени объективности требований Клиента к частной охранной организации по защите объекта;
Расчета сил и средств частной охранной организации для успешного решения поставленных задач.

Аудит технической укрепленности объекта охраны проводится на этапе между получением ГК "Легион" технического задания на охрану объекта от Клиента и формированием коммерческого предложения. Осуществляется аудит комиссионно, с привлечением представителей СБ Клиента и менеджмента ГК "Легион".

Этап 2. Определяем наиболее проблемные процессы

Определение наиболее проблемных операционных процессов/систем компании Клиента, проводиться на этапе между положительном решением вопроса о привлечении ГК "Легион" для охраны и мониторинга и подготовкой коммерческого предложения на производство указанных услуг.

Существует два подхода:

ТОП-менеджмент Клиента самостоятельно определяет проблемный операционных процесс/систему, подлежащий мониторингу и передает его под внешний контроль ГК "Легион".
ТОП - менеджмент Клиента привлекает в процесс аудита существующих систем менеджмент ГК "Легион".

В практике менеджмента, для определения степени эффективности операционного процесса/системы, используется порядка 10 (десяти) критериев.

В нашем случае, на первоначальном этапе, достаточно основных трех:

Результативность:

Достижение поставленных целей и задач
Соответствие результата соответствующим требованиям (клиента, внутренним стандартам)

Экономичность:

Минимизация затрат на выполнение процесса при сохранении требуемого уровня
качества;
Оптимальное использование ресурсов: времени, материалов, труда, оборудования.

Устойчивость и надежность:

Стабильность результатов, отсутствие сбоев и простоев;
Предсказуемость итогов процесса.

Далее, в результате получения необходимых данных о степени эффективности процессов/систем, посредством применения Закона (правила) Парето Клиент определяет самые проблемные из них, подлежащие передачи под мониторинг ГК "Легион".

Этап 3. Разрабатываем предложение по организации охраны и контролю процессов

Предложение по организации охраны объекта оформляется в виде соответствующей "Презентации", в которой отражается:

Общая информация о ГК "Легион"
Формализованный перечень требований к охране объекта
Проект системы охраны объекта
Схема охраны объектов
Способы охраны объектов
Способы фиксации и сбора первичных данных
Дислокация постов охраны, их количество и решаемые задачи
Компетенция начальников вахт/начальников караулов
Ресурсное обеспечение охраны объекта
Человеческие ресурсы
Материальные ресурсы
Не материальные ресурсы
Структура затрат

Предложения по контролю определенных Клиентом операционных систем/процессов компании оформляются в виде Проекта модели мониторинга, после утверждения которого силами ГК "Легион" разрабатывается операционная система/процесс мониторинга "проблемного" производственного процесса, включающего в себя следующие аспекты:

Целевая установка системы мониторинга с декомпозицией ее аспектов;
Закрепление владельца данной системы;
Принципиальная схема функционирования системы;
Описание поэтапного функционирования операционной системы, включающей в себя:
Изложение алгоритма согласно принципов потока создания ценности;
"Обвязка" задач критериями SMART;
Собственный встроенный алгоритм мониторинга, позволяющий "Владельцу системы" оперативно определять степень эффективности ее функционирования по ключевым индикаторам;
Упаковка данных и коммуникация их доставки в Службу информационно-аналитического сопровождения ГК "Легион" в с точки зрения необходимого уровня конфиденциальности;
Краткий алгоритм информационно-аналитической обработки первичных данных для формирования выводов и предложений;
Формат оперативной и плановой отчетности;
Краткий функционал участников операционной системы;
Блок приложений, включающий в себя формат и правила подготовки документов, сопровождающих процесс мониторинга.

Этап 4. Формируем материально-ресурсное обеспечение и кадровый состав

В зависимости от целевых установок и ширины линейки необходимых для Клиента услуг формируется ресурсное обеспечение процесса производства востребованных услуг, которое состоит из следующих аспектов:

Не материальные ресурсы
Модели, алгоритмы и системы производства услуг охраны и мониторинга
Системы обработки данных и получения информации
Системы информационных коммуникаций
Итерационная система учета потребностей Клиента
И т.д.

Человеческие ресурсы, требования:

Наличие необходимой, официально подтвержденной профессии
Максимальное соответствие личных ценностей корпоративной культуре ГК "Легион"
Необходимый уровень ключевых компетенций
Биологическая потребность в поступательном развитии

Материальные ресурсы:

Финансы:

– Подготовка резерва денежных средств за счет собственных источников, обеспечивающего бесперебойную работу с момента начала оказания услуги.

Автомобильная техника
Организационная техника
Специальная техника
Бытовое обеспечение (вахтовый режим)

Не материальные ресурсы:

Модели, алгоритмы и системы производства услуг охраны и мониторинга
Системы обработки данных и получения информации
Системы информационных коммуникаций
Итерационная система учета потребностей Клиента
И т.д.

Этап 5. Берем объект под охрану, процессы под контроль

До начала производства услуг охраны и мониторинга осуществляется организационные мероприятия по подготовке объекта:

Оснащение центрального КПП, иных постов охраны и мониторинга организационными ресурсами и техническими средствами;
Оснащение мест проживания персонала охраны и мониторинга бытовыми ресурсами (вахтовый метод);
Доставка персонала на объект, обустройство, расстановка по постам, осуществление инструктажей (особенности объекта, процессы производства услуг, охрана труда и т.д.)

Этап 6. Обеспечиваем сбор качественных данных о процессах и охране

Сбор первичных данных при осуществлении охраны объектов и мониторинга осуществляется в строгом соответствии с установленными целями, утвержденными границами и компетенцией исполнителей.

Источники сбора первичных данных.

Охрана - все выявляемые факты отклонений от требований положений о пропускном и внутри-объектовом режимах, целевых, формально утвержденных указаний Клиента по охране объектов;
Мониторинг - все выявляемые отклонения от:

– Требований, заложенных в операционные системы/процессы компании Клиента, переданных под мониторинг ГК "Легион";
– Формально утвержденных требований Клиента, имеющих непосредственное отношение к функционированию конкретной системы/процесса.

Ресурсы для сбора первичных данных.

Основным ресурсом сбора данных об охране и процессах являются надлежаще оформленные "Акты о нарушении" с описанием существа отклонений, приложением в качестве "доказательной базы" материалов фото/видео/аудио фиксации отклонений.

Компоновка первичных данных.

По каждому выявленному отклонению весь объем собранных первичных данных отражается в соответствующе оформляемом перечне и упаковывается в специальные файлы, которые помещается в специальные ящики.
По итогам отчетных суток все вышеуказанные файлы помещаются в промаркированный штрих-кодом пластиковый почтовый конверт, который заклеивается и регистрируется в специальном "Журнале...".

Отправка первичных данных с объекта в Службу информационно-аналитического сопровождения ГК "Легион" осуществляется раз в 15 дней по утвержденным безопасным коммуникациям.

Этап 7. Выявляем источники и причины отклонений формирующих потери

К источникам отклонений формирующих потери относятся:

Локации выявленных отклонений в системах/процессах компании Клиента, переданных под мониторинг (выявляется на стадии сбора первичных данных при мониторинге)
Инициаторы "создания" отклонений (выявляются на стадии аналитической обработки данных/ на стадии проведения совместных со службами Клиента служебных проверок по результатам отклонений)
Причины отклонений формирующих потери выявляются на стадии обработки первичных данных, информационно-аналитических мероприятий и последующих служебных проверок по результатам отклонений.

Этап 8. Предоставляем отчеты и способы устранения потерь

Оперативные отчеты

В процессе организации охраны объектов и мониторинга утверждается формат, основания и алгоритм оперативного оповещения руководителей организации Клиента о событиях, отнесенных к разряду критичных.
Оперативные отчёты формируются и предоставляются Клиенту для возможности быстрого реагирования на значимые отклонения в целях сведения к минимуму наступления возможного ущерба.

Плановые отчеты

Плановая отчетность — это система документов и данных, которые формируются на основе заранее установленных форматов, служащая для обеспечения внутреннего и внешнего контроля, анализа и принятия управленческих решений. В ГК "Легион" плановая отчетность формируется с периодичностью 1 раз в месяц, находится в формате постоянного совершенствования и в настоящее время включает в себя следующие основные аспекты:

Охрана объектов

Стандартный формат:

– Блок данных по нарушениям персоналом Клиента, подрядных организаций и посетителей требований пропускного и внутри-объектового режимов;
– Блок данных по учету и отгрузке готовой продукции (в данном блоке дано сравнение данных Клиента и ГК "Легион");
– Сводная таблица по отгрузке лома черных металлов;
– Сводная таблица по отгрузке лома цветных металлов;
– Блок данных по движению ресурсов подрядных организаций;
– Блок данных по входу/выходу на работу/ с работы персонала в выходные и праздничные дни;
– Перечень выявленных нарушений технической укрепленности объекта и мер, принятых к их устранению;
–Характер взаимоотношений сотрудников охраны с управленческим и операционным персоналом Клиента (конфликтные ситуации, совместные реализации мероприятий и т.д.);
– Предложения по улучшению качества услуг охраны.

Расширенный формат - дополнительно включает в себя:

– Результаты мониторинга персонала охраны силами ГК "Легион" посредством:

+ Стационарной системы в/наблюдения;
+ Мобильной системы в/наблюдения;
+ Проверок типа "Мнимый нарушитель";
+ Спутниковой навигационной системы ГЛОНАСС (Пешие и мобильные ГБР);
+Проведения психо - физиологических исследований (полиграф).

Мониторинг операционных систем / процессов

В зависимости от существа конкретной операционной системы формат плановой отчетности по ее мониторингу может кардинально меняться. Напоминаем, что отчетность формируется по принципу сравнения данных Клиента и ГК "Легион" за отчетный период.
Для примера представлена структура отчетности по мониторингу операционной системы по движению ТМЦ:

Общая характеристика степени расхождений данных по поступлению ТМЦ между учетами Клиента и ГК "Легион";
Блок, поступления ТМЦ в места, которые не "прикрыты" сотрудниками ГК "Легион";
Блок отклонений в этапах движения ТМЦ от требований операционной системы/процесса;
Блок поступивших ТМЦ, характеристики которых различается между реестром поступлений Клиента и учетными данными ГК "Легион":

– По кодировке и номенклатуре;
– По количеству;
– По цене;
– Подозрения на ТМЦ б/у.

Отклонения, выявленные при приеме ТМЦ:

– ТМЦ есть в реестре поступлений Клиента, но нет у ГК "Легион";
– ТМЦ нет в реестре поступлений Клиента, но есть у ГК "Легион";
– ТМЦ, отраженные в реестре поступлений в один период, а фактически поступившие в другой;

Блок отклонений, выявленных при выдаче ТМЦ с центрального склада на склады структурных подразделений или в производство, в том числе отсутствие на центральном складе позиций, запрашиваемых структурными производственными подразделениями.

Предложения по ликвидации потерь

Результаты мониторинга действующих операционных систем/процессов Клиента, служебные проверки по отклонениям отчетных данных между информационными системами Клиента и ГК "Легион", последующая информационно-аналитическая обработка данных с определением локаций отклонений, их "инициаторов" и корневых причин создает необходимое ресурсное обеспечение для критического анализа, которые передаются в "Отдел стратегического развития" ГК "Легион" для разработки соответствующих предложений по повышению эффективности систем/процессов.

Источники сокращения потерь

Недостатки организационного проектирования операционной системы:

– Алгоритмы систем не оправдано сложны, объемны и продолжительны, что создает искушение их упрощения со стороны сотрудников;
– Отсутствие чёткой регламентации - процессы описаны формально, не отражают реальную работу, содержат противоречия или устаревшие инструкции;
– Процессы не учитывают специфику работы - регламенты разработаны без учёта реальных условий, что делает их выполнение невозможным или неэффективным;
– Низкая скорость и степень проектной адаптивности операционной системы к изменениям внешней среды;

Организационно - управленческие причины:

– Недостаточный контроль и мониторинг - не отслеживается исполнение процессов, не анализируются отклонения и не принимаются корректирующие меры.
– Недостаточная мотивация и ответственность - сотрудники не понимают, зачем нужен процесс, не видят связи между его соблюдением и результатами работы, отсутствует система поощрений и взысканий.
– Частые изменения процесса без реализации мероприятий по их устойчивости и адаптации - процессы меняются слишком часто, без надлежащего обучения персонала, что приводит к путанице и игнорированию новых правил.

Ресурсные и технические причины:

– Недостаток ресурсов - нехватка производственного времени, количества персонала, оборудования или информации для выполнения процесса в соответствии с регламентом.
– Неуместные инструменты и IT-системы: процессы автоматизированы неэффективно, программное обеспечение неудобно или не интегрировано, что вынуждает сотрудников искать обходные пути.
– Технические сбои - регулярные проблемы с оборудованием или ПО, которые делают невозможным соблюдение процесса.

Человеческий фактор:

– Низкая квалификация, недостаточное обучение - сотрудники не знают, как правильно выполнять процесс, или не понимают его важности;
– Сопротивление изменениям - привычка работать «по-старому», недоверие к новым процедурам, страх перед контролем, дополнительной нагрузкой;
– Перегрузка и стресс - высокая интенсивность работы, многозадачность и усталость, в результате чего сотрудники сознательно или бессознательно нарушают процессы ради скорости.

Культурные и коммуникационные причины:

– Отсутствие корпоративной культуры дисциплины - в коллективе не принято строго следовать регламентам, нарушения считаются нормой;
– Отсутствие эффективных коммуникационных связей - сотрудники не получают своевременной информации о процессах, изменениях или причинах их внедрения;